Конфліктологія

Технологія організації та проведення ділових нарад

Для досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати й чітко організувати їх проведення з урахуванням сукупності обов'язкових елементів.

Організація проведення ділових нарад

Підготовка.

1. Визначення доцільності проведення нарад.

2. Склад учасників.

3. Дата й час наради.

4. Місце проведення.

5. Підготовка учасників наради.

Проведення.

1. Тривалість наради.

2. Регламент.

3. Протокол наради.

Прийняття рішення.

1. Контроль за виконанням рішення.

Підготовка наради починається з визначення необхідності й доцільності проведення ділової наради. Під час обгрунтування необхідності наради менеджер повинен сформулювати завдання, що вимагають оптимального та своєчасного вирішення. Нарада має сенс, якщо є необхідність в обміні інформацією; виявленні думок і альтернатив; аналізі складних (нестандартних) ситуацій; ухваленні рішення щодо комплексних питань. Менеджер повинен проаналізувати всі альтернативи проведення наради: рішення вищого керівника; можливість вирішення питання по телефону; селекторну нараду; можливість об'єднання з іншими (плановими) нарадами. І якщо після цього менеджер переконається в корисності наради, її можна проводити. В іншому випадку від наради необхідно відмовитися.

Після того, як прийнято рішення про необхідність проведення наради, визначають порядок денний і склад її учасників.

Під час підготовки порядку денного необхідно визначити:

— тему відповідної наради та зміст обговорюваних проблем;

— умови, які повинен задовольняти кінцевий результат наради, для визначення мети наради;

— хто і яку підготовчу роботу повинен проводити (доцільно створити робочу групу для формування порядку денного, проведення попередніх нарад у підрозділах).

Основні помилки, яких припускаються під час формування порядку денного:

— відсутність головної теми наради (не дозволяє забезпечити їх точне розмежування та відповідне аналітичне забезпечення);

— учасникам попередньо не роз'яснено суть обговорюваної проблеми;

— включення до порядку денного питань, різних за обсягом і змістом, у результаті чого нарада перетворюється на обговорення чи навіть на лайку між окремими її учасниками; збільшується кількість учасників, поставлених у позицію пасивних слухачів;

— відступ від порядку денного, розгляд побічних тем, що виникли стихійно, чи якої-небудь «вічної» проблеми (наприклад, питання постачання і т. п.).