Розпорядчі методи менеджменту

Реферат

У практиці менеджменту можуть виникнути непередбачені регламентаційними актами, нормами проблеми або передбачені ними як розпорядча діяльність. Непередбаченими ситуаціями є відхилення від планів, спричинені порушенням зв'язків між суб'єктом і об'єктом менеджменту, недостатньою обґрунтованістю управлінських рішень, зривами в постачанні товарами і сировиною, змінами попиту на ринку та ін. Відхилення порушують програму розвитку господарської діяльності і потребують активного втручання управлінських органів для термінового виправлення становища. Передбаченими в організаційних нормах ситуаціями, але такими, що потребують конкретної розпорядницької діяльності, є, наприклад, діяльність із добору і розстановки кадрів, оперативного керівництва виробничо-господарськими процесами. Для їх вирішення застосовують методи розпорядчого впливу.

Розпорядчі методи менеджменту — система важелів поточного регулювання діяльності об'єкта управління у формі директив, постанов, наказів, розпоряджень, вказівок, резолюцій.

Основою розпорядчого впливу є порядок управління, який ґрунтується на актах організаційного впливу. Саме на підтримання і вдосконалення цього порядку і спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, є обов'язковим і не підлягає обговоренню чи зміні. Усі акти розпорядчого впливу спрямовують від вищих управлінських щаблів до нижчих, від керівника до підлеглих.

Розпорядчому впливу властива нерегулярність, оскільки відхилення в управлінні виникають непередбачувано. У належно організованій системі вони зведені до мінімуму, проте внаслідок різноманітних зовнішніх і внутрішніх причин інколи й вона потребує застосування розпорядчого впливу.

Причинами відхилень, наприклад у системі матеріально-технічного постачання, можуть бути неритмічність поставок сировини та матеріалів; у системі збуту — недобросовісність покупців продукції, затримання платежів за неї тощо; в технологічній системі — порушення технологічного процесу виробництва, недотримання регламентів та режимів роботи; в системі організації праці — порушення трудової дисципліни, використання недосконалих систем матеріального стимулювання праці; в економічній — невідповідність фактичних витрат виробництва (обігу) запланованим, недосконалість діючих систем планування тощо.

Методи розпорядчого впливу дають змогу запобігти відхиленням від планової програми господарювання, забезпечити врівноваження системи впровадженням досконалішого порядку організації праці, планування, стимулювання тощо. Розпорядчий вплив здійснюють на основі управлінських рішень щодо способів подолання відхилень. Формами їх є усні та письмові розпорядження: директиви, постанови, накази, вказівки, розпорядження, резолюції. Документи з аналогічними назвами — це лише зовнішній аспект розпорядчого впливу, який може бути усним чи документально оформленим. Усна форма оперативніша, документальна сприяє глибшому розумінню, обліку і контролю виконання розпоряджень. Уміле поєднання всіх форм розпорядчої діяльності сприяє успішній діяльності керівника.

Специфічною формою розпорядчого впливу є директива.

Директива (лат. dirigo — керую) — рішення про цілі перспективного розвитку окремих структурних підрозділів, підприємств, організацій, господарських систем та галузей.

Директиви визначають загальну мету господарювання на тривалий період, яка потребує якісної зміни способів і методів роботи. Реалізація директив пов'язана з прийняттям постанов, виданням наказів, розпоряджень для вирішення проміжних завдань.

Постанова — прийнятий колегіальним органом управління (з'їздом, конференцією, колегією, комісією, правлінням) розпорядчий акт, який і визначає шляхи вирішення важливих питань для всієї організації чи її певної підсистеми.

Основною формою розпорядчого впливу в організаціях, які управляються керівниками, що діють на засадах єдиноначальності, є накази.

Наказ — письмове вирішення певного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форм контролю.

Виконання наказу обов'язкове, оскільки він виражає волю лінійного керівника, який має право одноосібного прийняття рішень. Наказ повинен відповідати нормам адміністративного права, інакше він юридично може бути неправомірним.

Різновидом розпорядчого впливу є розпорядження.

Розпорядження — деталізація конкретних шляхів і способів вирішення окремих завдань у межах окремих служб та підрозділів.

Розпорядження може бути видане лінійним або функціональним керівником у межах його повноважень.

В управлінні широко застосовують резолюції.

Резолюція (лат. resolutio — дозвіл) — конкретна вказівка виконавцю щодо певних його дій, передбачених відповідним документом.

Як правило, резолюцію накладає керівник у лівому верхньому куті документа по діагоналі.

Різноманітність форм реалізації розпорядчого впливу дає змогу успішно підтримувати стійкість системи управління відповідно до особливостей проблем, що виникають, і усувати відхилення.

Важливим аспектом практики менеджменту є ефективність використання розпорядчих методів. Визначити її можна, зіставляючи те, що було передбачено наказами, постановами, розпорядженнями та іншими формами розпорядчого впливу, з результатами їх реалізації. Ефективність письмових розпоряджень засвідчують їх кількість, ступінь обґрунтованості, творча ініціатива виконавців, рівень виконавської дисципліни: чим вищий рівень (якість) організації праці, виробництва і управління, тим менше видається письмових розпоряджень. Чим більше письмових вказівок, тим вірогідніша непогодженість заходів, строків, порушення принципу матеріальної забезпеченості розпоряджень.

Обґрунтованість розпоряджень і вказівок потрібно насамперед оцінювати щодо юридичної відповідності їх змісту правовим нормам. Важливою є ресурсна обґрунтованість, тобто наявність чи надання матеріальних, фінансових та часових ресурсів для виконання вказівок і розпоряджень.

Вдаючись до розпорядчих методів, менеджер повинен чітко і грамотно ставити завдання, компетентно аналізувати та контролювати їх реалізацію, організовувати інструктивно-роз'яснювальну роботу, налагоджувати та підтримувати виконавчу дисципліну.

Виконавча дисципліна — виконання наказів, розпоряджень, вказівок керівника, яке забезпечується кваліфікацією, досвідом, творчістю та ініціативою виконавців.

Для налагодження високої виконавчої дисципліни потрібні:

— чітко встановлені строки виконання завдань і заходів, що містяться в постановах, розпорядженнях, наказах, і сувора перевірка їх додержання;

— персональна відповідальність за виконання завдань та заходів;

— встановлення заохочень за своєчасне й дострокове виконання завдань і реалізацію заходів.

За недотримання цих умов та відсутності дієвого контролю своєчасно виконуються не більше 50—55% загальної кількості розпоряджень.

Поряд з письмовою формою розпорядчої діяльності використовують усні розпорядження як важливий засіб комунікації у системі управління. Вони повинні відповідати таким вимогам:

— лаконічність, конкретність, смислова вичерпність, зрозумілість і доступність для виконавців;

— необхідність з'ясування, чи правильно виконавець зрозумів розпорядження;

— упевненість, що чергове розпорядження не суперечитиме попереднім;

— фіксування змісту розпорядження керівником. Для цього використовують діловий блокнот чи спеціальний журнал.

У розпорядчій діяльності керівника також виявляється його мистецтво управління. Вміле використання різних розпорядчих методів, поєднання їх з організаційно-стабілізуючими впорядковує управлінський вплив на об'єкт управління, підвищує ефективність управлінської діяльності, забезпечує ритмічну роботу соціально-економічної системи (організації), поліпшує стабілізованість організації у зовнішньому середовищі та оперативність її реакцій на його зміни.