Планування організаційних змін

Реферат

Організаційні зміни, які здійснюються у процесі організаційного розвитку, є запланованим поетапним процесом. Організаційне планування повинно бути спрямоване на досягнення таких цілей:

1) визначення видів фізичної і розумової праці;

2) розподіл обов'язків за посадами з метою успішного виконання та визначення осіб, відповідальних за їх виконання, тобто визначення функцій та відповідальності за їх реалізацію;

3) забезпечення працівників усіх рівнів:

— інформацією й іншими засобами, необхідними для найефективнішого виконання ними своїх обов'язків;

— критеріями оцінювання ефективності праці, які відповідатимуть цілям і завданням організації;

— стимулами продуктивності праці.

Як правило, процес планування організаційного розвитку здійснює незалежна спеціальна група залучених експертів під керівництвом перших осіб організації у такі етапи: діагноз стану організації за допомогою інструментів даних (інтерв'ю, запитальники, спостереження й документи організації); аналіз рішень і зв'язків; план організаційного розвитку; конкретні дії у світлі одержаних даних.

1. Діагноз стану організації. Передбачає об'єктивний і детальний опис реального стану організації. Визначають споживачів і товари та послуги, яких вони потребують, а організація може забезпечити; аналізують, у який спосіб організація дізнається про потреби (безпосередньо чи через посередників), порядок фіксації цієї інформації в організації і передавання її співробітникам; вивчають структуру організації, оскільки вона впливає на здатність організації самовдосконалюватися й адаптуватися.

Збір і оброблення інформації необхідно проводити у два етапи. На першому вивчають поточний інформаційний потік організації. На другому збирають і обробляють спеціальну інформацію, яка має значення для вирішення організаційних проблем і для реалізації остаточного рішення.

Обов'язковим етапом є аналіз соціально-психологічного клімату, елементів корпоративної культури, системи формальних і неформальних взаємин в організації. Збираючи інформацію соціально-психологічного характеру, важливо розрізняти реальність і думки, припущення, здогади й домисли окремих працівників.

З'ясувавши основні організаційні проблеми, попередньо окреслюють способи їх вирішення. При цьому важливо розрізняти основні категорії організаційних проблем:

— нові, нерутинні проблеми, які раніше не виникали в організації;

— рутинні проблеми, які переслідують організацію.

Будь-які з них організація може вирішити або рутинним (на основі певної організаційної моделі вирішення проблем), або новим, творчим і нерутинним способом.

2. Аналіз рішень і зв'язків. На цьому етапі аналізують усі види рішень і дій, необхідних для функціонування організації. Основне при цьому — визначити для кожного індивіда або групи місце у загальному організмі, систему виробничих взаємозв'язків зі співробітниками, корисність для організації і необхідність функціонування в ній.

Особливо відповідальним є аналіз рішень, необхідних для управління організацією. Для цього моделюють сукупність рішень та послідовність дій у процесі їх прийняття і реалізації. При моделюванні прийняття управлінських рішень важливо враховувати некеровані змінні в моделях, що визначають, яка інформація необхідна для прийняття якісніших рішень. За неможливості змоделювати прийняття управлінських рішень їх якість оцінюють шляхом неформального особистого спілкування з працівниками організації (інтерв'ю, опитування, спостереження).

Не менш важливо дослідити, наскільки узгоджуються процеси прийняття та виконання рішень зі структурою організації — чи відображені розподіл відповідальності і розподіл повноважень (координація й інтеграція), чи поєднані процеси прийняття та виконання рішень. Суттєвою при цьому є система неформальних зв'язків у процесі розроблення, прийняття та виконання управлінських рішень, організація спільної діяльності персоналу.

3. План організаційного розвитку. Його розробляють після аналізу стану організації. Зміст плану залежить від складності й гостроти проблем. Перший його розділ охоплює заходи із раціоналізації структури організації, у тому числі структури управління нею. Другий стосується вдосконалення процесів прийняття рішень. Для цього рішення групують за посадами, щоб мінімізувати потребу в інформації. Кожне рішення доручають окремій особі або групі, розподіляють відповідальність за їх упровадження, виробляють і рекомендації щодо порядку змін кожного рішення, якщо виникає така необхідність.

Для кожної особи або групи, що приймають рішення, розробляють вимірювачі ефективності, які повинні відповідати загальним цілям організації, унеможливлювати конфлікти між тими, хто приймає рішення, і тими, хто їх виконує. Доцільність прийняття рішення одноосібно, із залученням колективу чи передоручення його прийняття підлеглому залежить від важливості рішення, часу, необхідного для вирішення проблеми, ймовірності прийняття й реального здійснення рішення тощо. Це залежить від особливості організації, ситуації, проблеми (стадій її вирішення), а також можливостей зацікавлених працівників. Особи, які приймають рішення (ОПР), повинні постійно контролювати й оцінювати їх здійснення і коригувати його з урахуванням досягнутих результатів.

Третій розділ стосується вдосконалення процесів вирішення проблем і оновлення організації — формування культури організації.

4. Конкретні дії у світлі одержаних даних. Полягають у деталізації заходів, передбачених планом організаційного розвитку: реорганізації структурних підрозділів (поділ, об'єднання, ліквідація одних і створення нових підрозділів та посад); удосконаленні системи інформаційного забезпечення управлінських процесів; удосконаленні форм і видів комунікаційних процесів; удосконаленні системи оплати і стимулювання праці, морального стимулювання працівників тощо.

План організаційних змін не повинен бути формальним. До його розроблення необхідно залучити всіх працівників організації, що є запорукою успішного здійснення плану. Планування організаційних змін є першим етапом процесу їх проведення. Для ефективної реалізації запланованих організаційних змін цим процесом необхідно управляти.