Зовнішнє середовище організації

Реферат

Межі між організацією як системою та навколишнім середовищем визначаються сукупністю організаційних особливостей її діяльності. Навколишнє середовище має надзвичайно важливе значення для організації, оскільки значною мірою визначає ефективність діяльності.

Зовнішнє середовище організації — економічні, соціальні, технологічні, політичні й етичні елементи (чинники), які перебувають поза межами організації.

У навколишньому середовищі організації можна виокремити три системи: економіку, суспільство, екологію, між якими існує така залежність: організація є підсистемою економіки, економіка — суспільства, а суспільство — підсистема екологічної системи. Всі вони нерозривно пов'язані. При цьому неминучим є накладання сфер різних систем, а внаслідок багатофункціональності окремих елементів систем їх вплив поширюється на суміжні (наприклад, елемент «держава» є складовою систем «економіка», «суспільство» та «екологія»; подібні властивості мають елементи «групи за інтересами», «політичні партії» та ін.).

При аналізі взаємозв'язків організації із зовнішнім середовищем важливе значення має концепція групових претензій, згідно з якою організація перебуває у постійній конфронтації з різними групами інтересів, що безумовно впливає на її становище. А позиції груп інтересів залежать від справ на підприємстві. Специфіка взаємовідносин між ними полягає в тому, що організація не може контролювати поведінку зацікавлених груп. Організація, як правило, має справу з такими групами інтересів:

— внутрішні (власники, менеджери, співробітники);

— господарські (покупці, постачальники, конкуренти, потенційна робоча сила);

— громадські (держава, засоби масової інформації, громадські організації тощо);

— інтереси захисників навколишнього середовища (вчені, асоціації зацікавлених організацій і груп, держава та ін.).

Значення груп інтересів для організації різне і визначається ситуативно. Відносини з ними постійно змінюються залежно від взаємних претензій, оскільки організація має певні обов'язки перед суспільством, а воно — перед нею. Тому організація повинна цілеспрямовано управляти зв'язками з такими групами.

Орієнтацію на навколишнє середовище (включно з відносинами всередині організації) розглядають через призму засобів, які організація використовує як для адаптації, так і для впливу на нього. До цих засобів належать: структурні засоби, управлінські процеси, система комунікацій, управління персоналом і представниками навколишнього середовища, фірмова поведінка, дизайн організації.

Структурні засоби впливу організації на навколишнє середовище передбачають створення постійних і тимчасових органів та центрів зв'язків із навколишнім середовищем, зовнішні консультації. У великих організаціях різноманітні проблеми їх взаємодії з громадськими організаціями, громадськістю загалом тощо вирішують спеціальні підрозділи. З цією метою створюють і тимчасові органи. Перевага їх перед постійними полягає в охопленні представників усіх або більшості служб організації.

У багатьох зарубіжних організаціях створено центри зв'язків із зовнішнім середовищем (за аналогією з центрами прибутку), які займаються різноманітними питаннями, що стосуються різних сфер навколишнього середовища. Критерії їх функціонування залежать від претензій зовнішніх і внутрішніх груп. Вони можуть вирішувати і ринкові питання, і внутрішні господарські проблеми.

Для компетентного управління взаємодією з навколишнім середовищем у великих організаціях є спеціальні посади. Ранг їх, як правило, — заступник керівника. Невеликі організації здебільшого вдаються до послуг зовнішніх консультантів.

Важелі впливу на зовнішнє середовище треба використовувати взаємопов'язано: організація визначає носіїв управлінської структури (керівників, органи), які відповідають за контакти з навколишнім середовищем, а суспільство розвиває структури для зв'язку з організаціями; оргалізація призначає і навчає співпрацівників для узгодження взаємовідносин з навколишнім середовищем, яке теж повинно мати людей, компетентних у справах організації.

Управлінські процеси впливу на зовнішнє середовище здійснюються в широкому і вузькому розумінні. У широкому розумінні орієнтовані на зв'язки із навколишнім середовищем управлінські процеси охоплюють окремі елементи, пов'язані з різноманітними аспектами цього середовища (інвестиційні процеси, методи планування та ін.). У вузькому — до них зараховують проблемний менеджмент, політику й стратегію організації, управління комунікаціями.

Проблемний менеджмент охоплює ідентифікацію тематичних сфер і розвиток відносин стосовно них.

Ідентифікація (лат. identicus — тотожний) тематичних сфер — визначення пріоритетних напрямів діяльності організації та зацікавлених груп (організацій), дії яких можуть позитивно або негативно вплинути на її стан.

Розвиток відносин організації в тематичних сферах базується на системі соціальних та екологічних балансів, соціальних рахунках, екологічних звітах, спеціальних показниках, що подаються організацією на розгляд зацікавлених груп тощо.

Основою формування системи зв'язків із навколишнім середовищем є політика організації, яка повинна охоплювати:

— системи (організація, економіка, суспільство, екосистема);

— інститути (внутрішні, загальногосподарські, суспільні групи претензій, організації захисту прав споживачів);

— тематику (внутріорганізаційні, загальногосподарські, суспільні, екологічні питання).

На основі політики вибудовується стратегія діяльності організації у зовнішньому середовищі. Формуючи її, виходять з таких міркувань:

— передбачення заходів, необхідних для досягнення цілей організації. Так, економічна стратегія повинна бути спрямованою на утримання конкурентних позицій на ринку, екологічна — на охорону довкілля, суспільна — на захист економічних інтересів та здоров'я споживачів;

— визначення принципів стратегічної поведінки організації, яка може бути зорієнтована на подолання конфліктних ситуацій (оборонна позиція) чи на здійснення превентивних кроків (активна позиція).

На основі обраної стратегії вибудовують систему комунікацій організації із зовнішнім середовищем.

Комунікації (лат. commynico — поєдную) — систематичне і комбіноване використання всього інструментарію зв'язку із зовнішнім середовищем (реклама товарів, методи стимулювання продажу, кадрова реклама, робота з громадськістю та ін.).

Система зв'язку організації повинна гарантувати надходження найважливішої інформації про навколишнє середовище, необхідної для планування і прийняття рішень. Ця інформація не має обмежуватися лише ринковими відомостями.

Усі дії організації в навколишньому середовищі спрямовані на людей, що породжує проблеми, які стосуються управління власним персоналом щодо його впливу на навколишнє середовище, а також впливу навколишнього середовища на персонал.

Управління діяльністю персоналу в навколишньому середовищі передбачає:

— використання при доборі керівних працівників і співробітників специфічних критеріїв, які гарантували б відповідну поведінку організації;

— спеціальну підготовку працівників;

— створення системи стимулювання ідей і діяльності, орієнтованої на зміцнення зв'язків з навколишнім середовищем;

— формування системи комунікацій всередині й за межами організації, яка забезпечувала б тісну взаємодію внутрішнього і навколишнього середовища.

Управління персоналом і представниками з навколишнього середовища (управління груповими претензіями) є регулюванням відносин з різними його групами. Особливо важливе значення такого управління в перехідних суспільствах, наприклад, у господарській ситуації сучасної України, недостатньо нормативно вмотивоване формування і становлення таких відносин. Деструктивна поведінка груп зовнішніх претензій інколи може завдати шкоди організації.

Ставлення до зовнішніх груп охоплює таку проблематику, як мотивація їх представників, досягнення відповідності між індивідуальними особливостями організації та її репутацією (корпоративним іміджем) на ринку і в суспільстві.

Важливими чинниками, що забезпечують індивідуальність організації, є фірмова поведінка і дизайн.

Фірмова поведінка — позиція організації на ринку, в суспільстві тощо, загальні принципи її моральної, соціальної, економічної, політичної, інформаційної діяльності.

Поведінка фірми є важливим чинником позиціонування її на ринку.

Фірмовий дизайн (англ. design — проектувати) — гармонійно поєднані оригінальні візуальні засоби ідентифікації фірми.

Використовувані при цьому засоби графіки, кольору, мови, просторових рішень є визначальними у формуванні фірмового стилю, а отже індивідуальності організації.

Чинники соціально-економічного середовища зумовлюють життєздатність організації на конкретний момент, розвиток її в майбутньому. Для адаптації до зовнішнього середовища організація повинна знати і чітко класифікувати їх. До таких чинників зараховують розмір і структуру потреб населення, рівень його доходів і нагромаджень, рівень цін, можливість одержання споживчого кредиту, політичну стабільність і спрямованість внутрішньої політики держави, розвиток науки і техніки, рівень культури населення, міжнародну конкуренцію, вплив постачальників, технології, законодавства, соціальні та культурні зміни в суспільстві.

Загалом чинники зовнішнього середовища поділяють на економічні, технологічні, соціальні, політичні, етичні. Така класифікація не є жорсткою, оскільки всі аспекти зовнішнього середовища взаємоперекривають і взаємодіють. Поширеною є класифікація їх на чинники прямої та непрямої дії. До чинників середовища непрямої дії відносять технологію, стан економіки, соціокультурні, політичні фактори, відносини з місцевим населенням, до чинників прямої дії — постачальників (матеріалів, капіталу, трудових ресурсів), закони і державні органи, споживачів, конкурентів. У перехідній економіці одночасно існують відносини, властиві як адміністративно-командній, так і ринковій економіці, що унеможливлює чіткий поділ зовнішнього середовища на середовище прямого і непрямого впливу.

Отже, виробничо-господарська організація як елемент економічної системи реалізується в конкретному середовищі і перебуває під його впливом. Водночас сукупний вплив організацій на середовище зумовлює відповідні макроекономічні зміни в ньому. Економічна теорія вимагає, щоб організація досягала максимальних результатів за мінімальних затрат ресурсів. Ефективність виробничо-господарської діяльності організації оцінюють, беручи до уваги не тільки продуктивність використання основних ресурсів (товарна маса, людський капітал, технологічний і фінансовий потенціал, рухоме і нерухоме майно), а також суспільну й екологічну її перспективу, тобто взаємовідносини з навколишнім середовищем.