Організування процесів менеджменту

Реферат

Організування процесів менеджменту охоплює комплекс дій менеджера з упорядкування діяльності всіх підпорядкованих йому працівників управління. Спільна діяльність окремих співробітників, які усвідомлюють необхідність об'єднаних зусиль, буде ефективною тільки за чіткого усвідомлення кожним своєї ролі і зумовлених нею зв'язків. Це положення поширюється як на комерційну організацію, так і на урядову установу.

Процесне організування здійснює лінійний або функціональний менеджер у межах керуючої системи загалом чи певного функціонального підрозділу. Воно охоплює визначення обов'язків, повноважень і відповідальності; діапазону і сфери діяльності; централізації і децентралізації управлінських функцій та організаційних зв'язків; операцій і процедур підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень.

Організування управлінських процесів розпочинають із визначення повноважень, обов'язків і відповідальності управлінських працівників, що є однією із суттєвих умов здійснення повноцінного менеджменту. Повноваженнями працівника менеджменту є право на самостійні дії, забезпечення інформацією і знаряддями праці.

Повноваження — визначене у певний спосіб право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля її співробітників на виконання визначених завдань.

В економічній теорії існує дві точки зору на процес формування повноважень конкретної посадової особи. Перша полягає в тому, що процес формування повноважень відбувається зверху донизу, через поетапну передачу їх від вищого рівня менеджменту до найнижчого, дотримуючись ієрархії, і називається делегуванням. Згідно з другою («концепцією прийняття повноважень Барнарда») менеджер скеровує підлеглому вимогу, яку той може прийняти або не прийняти. У першому випадку менеджер має повноваження, а в другому — ні.

Обґрунтованішим видається твердження, за яким процес наділення повноваженнями відбувається від найвищого керівника організації до кожного наступного рівня ієрархії, а на кожному рівні — від керівника до підлеглих. На вищому рівні менеджменту повноваження розподіляють між менеджерами (президентом, віце-президентами, директорами і т. п.) і працівниками управління цього рівня. Одночасно частину повноважень вищого рівня менеджменту передають середньому, де відбуваються аналогічні процеси розподілу повноважень і передавання частини їх низовому рівню. При цьому певна частина повноважень, одержаних середнім рівнем менеджменту від вищого, може бути передана низовому, у чому і реалізується право самостійного прийняття рішень посадовими особами чи групами. Надані повноваження втілюються у службовій компетенції працівників менеджменту і закріплюються в посадових (службових) інструкціях. Право на самостійні дії (рішення) зумовлено сутністю робочого місця, доцільність якого визначає комплекс функцій, які необхідно виконувати на конкретному рівні ієрархії. Повноваження делегують посаді, а не індивіду, який її посідає. Отже, низові рівні менеджменту наділяються повноваженнями, переданими від вищого рівня, а підлеглі — від безпосереднього керівника, що не зовсім відповідає поняттю «делегування повноважень». Точнішим є поняття «децентралізація повноважень».

Децентралізація є основним аспектом делегування, адже наскільки повноваження не делеговані, настільки вони централізовані. Централізація повноважень в однієї особи теж можлива, що означатиме відсутність у менеджерів підлеглих, а відповідно, й структурної організації. Певний ступінь децентралізації повноважень властивий усім організаціям. Але абсолютна децентралізація неможлива, оскільки делегування менеджером усіх своїх повноважень призводить до того, що він перестає бути керівником, його посада анулюється, а організація припиняє існування.

Делегування повноважень може бути тимчасовим, епізодичним, зумовленим виробничою необхідністю надання органу управління чи працівнику не передбачених положенням або посадовою інструкцією додаткових прав. Свої обов'язки й права менеджер може делегувати не тільки підлеглим. Так, для виконання або вирішення певного завдання може бути організована тимчасова група, керівник якої не підпорядкований менеджеру вищого рівня. Водночас у зв'язку з виконанням завдання він може надати керівнику групи певні повноваження, у тому числі й такі, що передбачають дії від його імені.

З поняттям «повноваження» тісно пов'язані поняття «влада» і «відповідальність». Влада — це можливість впливати на поведінку інших. Нею володіє кожен працівник управління в межах службового статусу. Якщо повноваження можуть бути переданими (зафіксованими) чи делегованими, то влада залишається в індивіда, який їх передав (делегував). Реально вона виявляється в можливості відібрати передану частину своїх повноважень. При передаванні повноважень підлеглий набуває додаткової відповідальності перед менеджером, від якого отримав повноваження, однак за менеджером зберігається загальна відповідальність за вчинки і дії підлеглого, у тому числі стосовно переданих (делегованих) повноважень.

Розглянуті аспекти тлумачення повноважень відображають відносини «менеджер — підлеглий», тобто процес визначення лінійних повноважень. В ієрархічній структурі управління лінійні повноваження кожного рівня утворюють скалярний ланцюг, тобто ланцюг команд від вищого до низового рівня ієрархічної драбини.

Діяльність менеджера передбачає також відносини «менеджер — група співробітників», відображені у повноваженнях апарату менеджменту. Навіть за єдиноначальності сучасний менеджмент є колективним, тобто здійснюється менеджером спільно із підпорядкованим апаратом, штабом, сформованим із фахівців з реалізації окремих функцій менеджменту та працівників, які обслуговують менеджерів і функціональних фахівців. У зв'язку з цим виникає проблема апаратних (штабних) повноважень.

У складі управлінського штабу виокремлюють консультативний, обслуговуючий і особистий апарати. Роль кожної складової та ефективність діяльності штабу загалом залежать від закріплених за ним повноважень. Наприклад, у вітчизняній практиці управління штабний апарат наділений консультативними і функціональними повноваженнями.

Спільна праця лінійного менеджера з управлінським штабом зумовлює проблему визначення діапазону управління. Існування організаційних рівнів ґрунтується на існуванні межі кількості співробітників, діяльність яких менеджер може повноцінно координувати й контролювати, хоча вона непостійна і залежить від конкретних умов. Різноманітні дослідження не дали чітких висновків про діапазон управління.

Для структурування в організації людей потрібно дотримуватися «золотої середини» між суперорганізацією і слабкою організацією. За суперорганізації (адміністрування) управлінські дії настільки регламентовані, що навіть в особливих умовах менеджери не мають належної свободи дій, змоги виявити ініціативу, а за слабкої організації менеджер змушений постійно імпровізувати.

Дії менеджера, пов'язані із процесним організуванням менеджменту, не обмежені визначенням повноважень, обов'язків, відповідальності й діапазону управління. Важливою складовою організування процесів є визначення операцій і процедур з виконання управлінських рішень, що є одним з найслабших аспектів управлінської діяльності. Отже, необхідна кваліфікована підготовка рішень, своєчасне доведення їх до виконавців, контроль за реалізацією.