Вимоги до оформлення документів

Реферат

Зміст

Вступ

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.

Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове навантаження.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Головною складовою документа є текст, який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватись певних технічних вимог.

В даному рефераті приділена увага деяким вимогам до оформлення документів.

1. Правила оформлення заголовків та підзаголовків

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не бажано у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ
В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики
при Президентові України

або

Про внесення доповнень до Положення
про порядок реалізації, обліку торговельних патентів
і контроль за їх використанням

ПОСТАНОВА

Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка від межі лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між літерами в межах одного слова, наприклад:

З М І С Т

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватись з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань, які в документі розглядаються.

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, від підзаголовка до тексту — три-чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, приміром:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ

Частини, елементи й ділянки опису

чи від лівого краю:

ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ

Ілюстрації, написи, підписи, текст

2. Прийоми виділення окремих частин тексту

Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того, виділення тексту або його частини має і естетичне значення.

Може бути виділене одне або кілька слів, але не більше одного речення.

Способи виділення є графічно-технічними відтінками типу певних позначок.

Спосіб перший — підкреслення частини тексту суцільною або пунктирною лінією. Такий спосіб найчастіше допускається в підзаголовках.

Наприклад:

"ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ І ІСТОРІЯ. Відображення і дисперсія світла", де перше речення заголовок, а підкреслене друге речення — підзаголовок.

Спосіб другий — написання літер жирним шрифтом або курсивом.

Сучасні технічні засоби (персональний комп'ютер, друкарська машинка) дозволяють вибрати будь-який інший тип шрифту, відмінний від основного.

Наприклад:

"Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система".

Спосіб третій — написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту. Найчастіше так виділяють заголовок (назву) і подекуди — одне чи два слова.

Наприклад:

"В призматичних приладах інтервали х в и л ь зменшуються..."

Спосіб четвертий допускає, в окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великими буквами.

Наприклад:

"На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу..."

Спосіб п'ятий передбачає застосування в тексті іншого кольору шрифту. Як правило, текст має чорний колір шрифту. За допомогою кольорової друкарської стрічки або кольорової фарби для принтера можна виділити слово або частину тексту іншим кольором.

Можна комбінувати деякі способи, поєднувати їх, але не всі. Можна поєднати розрядку з жирним шрифтом.

Наприклад:

" в с ь о г о".

Дозволяється поєднувати використання іншого шрифту з підкресленням.

Наприклад:

" ...сума пільгових виплат..."

Не бажано поєднувати в тексті виділення іншим кольором разом з розрядкою чи підкресленням. Це ж стосується і поєднання жирного шрифту з розрядкою і підкресленням. Перенасичення графічно-технічними виділеннями в тексті недопустиме. На одній сторінці можна виділити від одного до трьох слів або одне речення.

3. Оформлення приміток, додатків, виносок до тексту

В деяких видах документів зустрічаються доповнення до основного тексту. Доповнення можуть мати вигляд приміток, виносок, додатків.

Примітка — доповнююче пояснення до частини тексту. Примітка оформляється тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї. В тексті може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.

Примітка пишеться одразу від краю лівого поля словом "Примітка". Якщо примітка в тексті одна, то в кінці даного слова ставиться крапка. Якщо ж приміток кілька, тоді слово "примітка" пишеться у множині і біля нього ставиться двокрапка. При певній кількості приміток їх нумерують і розташовують одна під одною в порядку послідовності їх появи в тексті документа.

Відступ від тексту до примітки становить 2 інтервали.

Текст примітки, яка оформляється на друкарській машинці, друкується через один інтервал, а коли приміток кілька, то відступ між ними — 1,5 інтервали.

Якщо примітку оформляють на комп'ютері, то в такому випадку текст примітки, якщо в ній є два і більше рядків, набирають шрифтом, меншим за основний текст документа.

Якщо примітку не вдається розташувати на тому ж аркуші, де є вказівка про неї, то в такому випадку слід утворити більш спрощену композиційну та смислову побудову тексту.

Інколи примітки мають тільки нумерацію біля тексту, що роз'яснюється, але слово "примітка" не пишеться. В такому випадку кількість приміток зростає по висхідній, в міру їх появи.

Зразок тексту з однією приміткою

Для визначення взаємного розташування кутів по відношенню до кристалографічних вісей використовується система індексів кутів, чи символів Міллера* (за іменем Вільяма Хелоуза Міллера, 1801—1980).

* Існує кілька систем символів: Міллера, Браве, Федорова та ін.; з них система Міллера — найбільш поширена.

Зразок тексту з двома примітками

В установах реєструються не всі, а найважливіші документи¹, основними критеріями яких є зміст, авторство, вид документа, достовірність.

Документи реєструються, як правило, в одному місці².

Примітки:

1. В кожній установі розробляється перелік документів, які не підлягають реєстрації ні службами діловодства, ні керівником.

2. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів використовуються реєстраційні карточки та журнали.

Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.

Існує другий різновид доповнень — виноска.

Виноска — це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.

Виноски друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядок останньої виноски знаходився на рівні нижнього поля. Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15—20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до тексту виноски в 2 інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують через 1 інтервал (на друкарській машинці) або меншим шрифтом (при наборі на комп'ютері).

Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить 2 інтервали.

Зразок застосування виноски

Допоміжна документація — це оперативне листування, документи з фінансування, обліку, звітності і т.д., які мають оперативне значення. Для неї встановлюють тимчасові терміни зберігання *.

* Період зберігання документів визначений в спеціальних переліках (типових та відомчих) нормативних актів.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка — самостійного реквізиту. Якщо документ має додатки, то вони оформляються таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то їх перераховують з вказівкою найменування, кількості аркушів в кожному додатку і кількості примірників, наприклад:

Додаток: 1. Акт прийняття-здачі виконаних госпрозрахункових робіт на 3 арк. в 2 прим.

За наявності кількох додатків, повністю названих в тексті, вказують тільки вид документа, кількість аркушів і кількість примірників, наприклад:

Додаток: 1. Акт на 3 арк. в 2 прим.

2. Перелік на 5 арк. в 3 прим.

Якщо додатки направляються не за всіма вказаними в документі адресами, то відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. в 2 прим, на першу адресу.

Якщо додатки зброшуровані (скомплектовані в брошуру), то кількість аркушів не вказують, наприклад:

Додаток: брошура в 1 прим.

Коли додатків-доповнень до основного тексту багато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний титульний аркуш. На титульному аркуші додатків пишеться центровим способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервали. Інформація про наявність додатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок.

Висновки

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватись з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань, які в документі розглядаються.

Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу:

— підкреслення частини тексту суцільною або пунктирною лінією;

— написання літер жирним шрифтом або курсивом;

— написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту;

— виділення слів в текстах великими буквами;

— застосування в тексті іншого кольору шрифту.

Примітка — доповнююче пояснення до частини тексту.

Виноска — це доповнення до слова, фрази, речення.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка — самостійного реквізиту.

Список використаної літератури

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 320 с.

2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник / 5-те вид., доп. і перероб. — К.: Атіка, 2005. — 544 с.

3. Головач А. С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. — Донецьк: Сталкер, 1997. — 320 с.

4. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник / 4-те вид. — К.: Либідь, 2004. — 384 с.

5. Зубенко Л. Г., Нємцов В. Д., Чупріна М. О. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. — К.: ТОВ "УВПК "ЕксОб", 2002. — 272 с.

6. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль: Навч. посібник / 3-тє вид. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 364 с.

7. Токарська А. С. Ділове мовлення юристів у схемах і тестах: Навч. посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 272 с.